Dla biznesmena, prawnika czy nauczyciela zebranie rady to raczej ofiara uczyniona z ich cennego czasu niż przyjemność. Dlatego posiedzenie rady powinno trwać możliwie krótko. Zresztą doświadczenie mówi nam, że każde zebranie, które trwa powyżej trzech godzin, to marnowanie czasu, gdyż ludzka uwaga ma ograniczoną pojemność. Ponadto posiedzenia rady (zwłaszcza wiejskiej, gminnej) odbywają się często w nieprzygotowanych do tego celu pomieszczeniach, więc jest tym gorzej. Bardzo wiele zależy od prowadzącego zebranie. Ale warto wskazać kilka reguł, których powinno się obowiązkowo przestrzegać.

Po pierwsze, radni przed posiedzeniem otrzymują materiały. Należy domniemywać, że je przeczytali, a wobec tego niedopuszczalne jest powtarzanie na posiedzeniu tego, co już zostało rozesłane w materiałach, w grę wchodzi jedynie wyciąganie wniosków. Obowiązkiem zarówno przewodniczącego rady, jak i wójta (burmistrza, prezydenta) jest dobre przygotowanie tych materiałów. Nie powinno to być kilkaset stron, a co najwyżej kilkanaście, z ewentualnymi aneksami, jeżeli ktoś chce uzyskać dodatkową wiedzę. Przypomnijmy sobie, że jeden z lepszych prezydentów Stanów Zjednoczonych Ronald Reagan podobno czytał tylko dokumenty jednostronicowe. I miał rację. Istotę problemu zawsze można opisać w dwóch - trzech akapitach. Jeżeli ktoś tego nie potrafi, to znaczy, że problemu nie rozumie.

Po drugie, wystąpienia radnych powinny być jasno podzielone na pytania zmierzające do wyjaśnienia zagadnień i na głosy polemiczne. Pierwsze nie powinny przekraczać dwóch minut, drugie - pięciu. Radni powinni zgłaszać na początku posiedzenia chęć zabrania głosu w ostatnim punkcie zebrania - wolne wnioski, gdyż często jest to moment, kiedy wszyscy są już zmęczeni, a jakaś gaduła ma okazję pastwić się nad innymi. Ale to znowu zależy od umiejętności przewodniczącego posiedzenia, a tej umiejętności trzeba się uczyć.

Po trzecie, posiedzenie rady nie jest okazją do chwalenia się przez wójta czy jego odpowiednika dokonaniami w okresie od poprzedniego posiedzenia. Dobrym narzędziem do realizacji tego celu może być informacja na stronie internetowej gminy czy miasta. Z kolei posiedzenie zwołuje się po to, żeby rozwiązać problemy. Jeżeli można zrozumieć wójta, który nie chce o niewielkich kłopotach opowiadać wszystkim mieszkańcom gminy, to jego obowiązkiem jest poinformowanie o nich radnych. Od tego oni są. Radni nie mają przede wszystkim ani popierać wójta, ani go krytykować, lecz służyć mu pomocą. Wiem, że jest to nieco wyidealizowana propozycja, ale samorząd na tym właśnie polega, że wybrani nasi przedstawiciele pomagają w sprawowaniu władzy.

Po czwarte, każde posiedzenie rady powinno się kończyć (przypominam, najwyżej po trzech godzinach) dokładnym protokołem, co dalece nie jest formalnością. Protokół ten powinien być powszechnie dostępny (znowu strona internetowa gminy) i akceptowany przez przewodniczącego. Nie powinien także być cenzurowany w najmniejszym stopniu, nawet z wyrazów powszechnie uważanych za wulgarne.

W istocie dopiero protokół pokazuje, czy i czego radni dokonali, po co się zebrali i czy przypadkiem nie rozmawiali o głupstwach. Na podstawie protokółu można ocenić, który radny jest aktywny, który rozumny, a który głupi lub leniwy. Wprawdzie teoretycznie posiedzenia rady są jawne, ale kto ma czas i ochotę przysłuchiwać się tym obradom, chyba że dotyczą szczególnie drażliwych spraw.

Posiedzenie rady to manifestacja kultury politycznej społeczeństwa, a zwłaszcza społeczności lokalnej. Umiejętność debatowania (o czym już pisałem), argumentowania, podejmowania zgodnych decyzji - to są cechy, których wyrobienie prowadzi do nadzwyczajnego podniesienia kultury politycznej całego społeczeństwa. Pamiętajmy zatem, że posiedzenie rady to nie jeszcze jedno zebranie, to najlepsza okazja do wykazania się aktywnością obywatelską.