W pierwszej połowie marca ambasada RP w Moskwie przesłała do MSZ pismo z następującą informacją: "w związku z likwidacją jednostki wojskowej obsługującej lotnisko w Smoleńsku nie ma technicznej możliwości wylądowania samolotu specjalnego z grupą przygotowawczą wizyty Premiera RP (brak sprzętu zabezpieczenia lotów w tym cystern paliwowych, mobilnych agregatów prądotwórczych, sprzętu utrzymania pasa startowego)".

Z notatki sporządzonej przez kancelarię premiera z wizyty grupy przygotowawczej w Moskwie i Smoleńsku w dniu 26 marca wynika, że ustalono, iż 5 kwietnia przyjedzie do Smoleńska polska grupa przygotowawcza, tak aby od 6 kwietnia nadzorować przygotowania do wizyty.

W ramach tego spotkania nie była przeprowadzona wizja lokalna lotniska w Smoleńsku. W uwagach końcowych sprawozdania ze spotkania zapisano m.in.: "strona rosyjska zapewniła, że wszystkie samoloty zostaną przyjęte, a wymagane parametry lotniska wojskowego w Smoleńsku przekażą notą do MSZ RP". W końcowej części notatki wymieniono pozostające do wyjaśnienia kwestie, w tym: "parametry lotniska w Smoleńsku".

Ambasada RP w Moskwie, na prośbę grupy przygotowawczej, przesłała dokumentację lotniska w Smoleńsku do Departamentu Spraw Zagranicznych kancelarii premiera oraz Szefostwa Służby Ruchu Lotniczego 26 marca. Była to dokumentacja z zasobów archiwalnych ambasady z 2009 r.

Raport stwierdza, że w czasie obecności grupy przygotowawczej w Smoleńsku 6 kwietnia podjęta była próba rekonesansu na lotnisku w Smoleńsku przez funkcjonariuszy BOR. Ambasada RP w Moskwie nie została jednak powiadomiona o zamiarze wizytowania lotniska, więc nie mogła wystąpić do strony rosyjskiej o zgodę na wejście na teren lotniska. Funkcjonariusze BOR nie zostali wpuszczeni na teren lotniska przez ochronę.

Celem rekonesansu miała być ocena przygotowania lotniska pod kątem ochrony. Ponieważ w składzie grupy przygotowawczej nie było przedstawicieli 36. splt lub Dowództwa Sił Powietrznych, ocena przygotowania lotniska pod kątem bezpieczeństwa wykonywania operacji lotniczych nie mogła być przeprowadzona. W raporcie podkreślono, że żaden z przepisów regulujących wykonywanie lotów przez 36. splt nie formułuje nakazu wykonywania lotów sprawdzających wyposażenie lotniska lub innej formy rekonesansu.