Każde przedsiębiorstwo dąży do maksymalizacji zysków. W tym celu w wielu firmach wdrażane są plany optymalizacyjne, które pozwalają na wykazywanie coraz lepszych wyników finansowych. Problem jednak w tym, że optymalizacja polegająca jedynie na cięciu kosztów w pewnym momencie musi się skończyć, bo zwyczajnie przestaje przynosić oczekiwane efekty. Dyrektorzy finansowi stają więc przed wyzwaniem: jak skutecznie zarządzać wydatkami w firmie, aby wyniki były coraz lepsze. W pierwszej kolejności sięgają do tych pozycji w bilansie, które generują najwyższe koszty. Okazuje się, że w wielu firmach na szczycie góry wydatkowej znajdują się kwoty związane z podróżami służbowymi. Aż 11% polskich firm wydaje na podróże służbowe ponad 1 mln zł rocznie. Jest to zatem obszar, któremu warto przyjrzeć się bliżej.

Skala zjawiska może zaskoczyć

Gdy dyrektorzy finansowi zdecydują się na analizę służbowych wydatków często okazuje się, że jest to obszar zaniedbany i nieuporządkowany. W efekcie wprowadza to zamieszanie i kłopoty z rozliczeniami, co z kolei przekłada się na generowanie niepotrzebnych kosztów. Gdzie widoczne są słabe punkty? Po pierwsze, wydatkami służbowymi w firmach zajmuje się duże grono osób jednocześnie. Po drugie, każdy korzysta z wygodnego dla siebie narzędzia do rozliczeń. Mogą to być arkusze kalkulacyjne, dedykowane narzędzia informatyczne, czy zestawienia indywidualne. Największy problem pojawia się wówczas, gdy ta bogata kolekcja zestawień, nie jest gromadzona w jednym miejscu. Bieżąca kontrola w takim przypadku wydaje się być niemożliwa, a o optymalizacji można wręcz zapomnieć.

Wyzwanie zapanowania nad tym obszarem potęguje dodatkowo fakt, że potencjalnymi beneficjentami firmowych pieniędzy przeznaczanych na delegacje mogą być wszyscy pracownicy. Co więcej, tak jak istnieje różnorodność rozliczeń tego typu wydatków w jednej organizacji, równie wiele występuje sposobów przekazywania środków zatrudnionym. Mogą to być karty kredytowe. Popularne są też zaliczki gotówkowe bądź przelewane na prywatne konta pracowników. Równie często stosowana jest zasada wydawania przez pracownika własnych środków, a w następnym kroku firma zwraca te kwoty zatrudnionemu. Do tego dochodzą opóźnienia w przekazywaniu dokumentów potwierdzających poniesienie danego wydatku, co również wpływa na kłopoty z rozliczeniem. I to niestety nie koniec problemów. Z wyjazdem służbowym pracownika wiążą się bowiem takie wydatki, jak np.: opłaty drogowe, pobyt w hotelu, bilety kolejowe czy lotnicze, diety.
Brak jednolitego sposobu na rozliczenie tego typu wydatków w firmach powoduje, że o pomyłkę nietrudno, a straty w tym obszarze firma notuje praktycznie każdego dnia. Warto zapanować nad tym procesem, wybierając sprawdzone – przez liczne przedsiębiorstwa - narzędzia.

Zacznijmy od porządków

Dyrektorzy finansowi, którzy zdecydują się na uporządkowanie obszaru wydatków firmowych związanych z podróżami i wydatkami muszą swoją pracę rozpocząć od zebrania danych dotyczących wydatków w jednym miejscu. Dzięki temu można poznać skalę zjawiska i oszacować o jakiej optymalizacji jest mowa. Drugi krok to sprawdzenie stosowanych w firmie narzędzi, które służą do przekazywania środków na poszczególne wydatki oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta z pieniędzy przedsiębiorstwa. Trzeci i ostatni krok to analiza sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników. W Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki. A najbardziej popularną formą dostarczania wniosków i rozliczeń są formularze papierowe – 78% - wynika z badań Nielsen przeprowadzonych na zlecenie Edenred. Gdy etap analiz zakończymy, przyjdzie pora na wybór odpowiedniego rozwiązania. Dyrektorzy finansowi najczęściej oczekują, że będzie to system dostępny dla wszystkich zaangażowanych osób i który przyniesie bezpieczeństwo, kontrolę i realne oszczędności.

Warto postawić na sprawdzone rozwiązania

Na naszym rynku są już dostępne narzędzia, które spełnią oczekiwania dyrektorów finansowych. Cieszą się one dużą popularnością i co najważniejsze, świetną opinią przedsiębiorstw, które już je wybrały. Mowa tu o narzędziu Spendeo firmy Edenred, które działa na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej, a dodatkowo jest wspierane przez platformę internetową i aplikację mobilną. Spendeo pozwala na redukcję kosztów i czasu poświęcanego na obsługę procesu oraz minimalizuje obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Jedno narzędzie dostępne dla każdego pracownika wydającego służbowe kwoty daje bezpieczeństwo i kontrolę, które przekładają się na wymierne korzyści finansowe.

Co ważne, kartę Spendeo można przekazać każdemu pracownikowi, co jest korzyścią dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają służbowe wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatkowanych sum. Dokonane za pomocą karty transakcje są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne zarówno dla użytkowników kart, jak i menedżerów oraz administratorów platformy, w zależności od nadanych uprawnień. Dzięki Spendeo, pracownicy sami kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik może sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podróży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.

Jeśli zatem firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone narzędzie Spendeo, może mieć pewność, że wszystkie informacje o wydatkach znajdą się w jednym miejscu i bez problemu wdroży klarowne zasady korzystania ze służbowych pieniędzy. Jednym słowem oszczędzi czas i pieniądze.

Autor tekstu: Anna Derlacka, Dyrektor Finansowy w Edenred Polska

O Edenred

Edenred jest światowym liderem w zarządzaniu wydatkami służbowymi. I od wielu lat tworzy standardy w tym zakresie. W Polsce Edenred wprowadził proste i kompleksowe
narzędzie Spendeo by Edenred® do obsługi wydatków służbowych, które zostało nagrodzone w programie „Najwyższa Jakość Quality International” oraz dwukrotnie uznane za „Najlepszy produkt dla biznesu” w rankingu Gazety Finansowej.
Edenred działa wielopłaszczyznowo i umiejętnie łączy innowacje, technologie z realiami biznesowymi
Klienta. Klienci wysoko cenią indywidualne podejście, jakość obsługi i elastyczność w działaniu.
Edenred w Polsce dostarcza rozwiązania oparte na kartach przedpłaconych w trzech kategoriach: motywacja pracowników, lojalność w biznesie oraz zarządzanie wydatkami firm.