Nowe zasady przechowywania dokumentacji obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Firmy mogą ją prowadzić w formie papierowej lub cyfrowej. Nie jest jednak jasne, jak należy rozumieć to "lub". Przepisy nie przesądzają, czy należy się zdecydować na jedną formę i przechowywać wszystkie dokumenty np. wyłącznie na papierze, czy niektóre z nich (np. wnioski urlopowe wysyłane e-mailem) mogą być gromadzone w wersji elektronicznej. To kwestia kluczowa z punktu widzenia kadrowych. Dlatego DGP skierował do resortu pracy pytanie: czy możliwe jest prowadzenie dokumentacji w dwóch postaciach jednocześnie?

Kwestia ta jest obecnie przedmiotem analizy oraz uzgadniania wspólnego stanowiska z Państwową Inspekcją Pracy. Udzielenie jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie będzie możliwe dopiero po jego ustaleniu – odpowiedziało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Brak wyobraźni

Opinia resortu i PIP będzie miała w praktyce ogromne znaczenie. Jeśli okazałoby się, że "lub" należy w zasadzie czytać jako "albo" (czyli wszystkie dokumenty muszą mieć jedną formę), to problem mają przede wszystkim te firmy, które zdecydują się na prowadzenie akt w postaci papierowej. Wszelkie dokumenty, które należy gromadzić, a są obecnie tworzone w wersji elektronicznej (czyli np. wspomniane wnioski urlopowe, informacje o przyznaniu nagrody lub premii, polecenie pracy w nadgodzinach, ewidencja czasu pracy), trzeba byłoby drukować i załączać do papierowej dokumentacji.

Na dodatek trzeba będzie je przechowywać w ten sposób przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia. To oznacza, że przybędzie regałów z papierowymi aktami – wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Taki skutek nie był chyba zamierzony przez ustawodawcę. Wynika raczej z odwiecznego problemu – przygotowywania niekompatybilnych zmian w prawie przez kilka ośrodków jednocześnie. Tak stało się w omawianym przypadku. Nad ustawą o elektronizacji, która zakłada, że dokumentację trzeba prowadzić "w postaci papierowej lub elektronicznej", pracował resort rozwoju. Uchwalono ją 10 stycznia 2018 r. i po długim vacatio legis weszła w życie 1 stycznia 2019 r. Do nowych przepisów trzeba było dostosować rozporządzenie w sprawie dokumentacji, czym zajęło się Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jesienią 2018 r. przedstawiło ono projekt w tej sprawie, który wszedł w życie od 1 stycznia 2019 r. Te przepisy rozszerzyły zakres dokumentów, jakie trzeba gromadzić (doszły m.in. wnioski urlopowe, skierowania na badania lekarskie, oznaczenia godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu). Niektóre z nich z wygody dotychczas tworzone były jedynie w formie elektronicznej. Ale w związku z ustawą o elektronizacji może być to już niedopuszczalne (jeśli firma zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w postaci papierowej). Na dodatek zmiany w omawianym zakresie przygotował jeszcze trzeci resort – Ministerstwo Cyfryzacji. Nad projektem ustawy, która dostosowuje wiele przepisów do RODO, pracuje obecnie Sejm. Zakłada on też nowelizację k.p. w zakresie danych, jakie firma może pozyskiwać od kandydata do pracy lub już zatrudnionej osoby (które trzeba przechowywać). W rezultacie powstał bałagan w przepisach, które powinny być dla kadrowych jednoznaczne i przejrzyste.

Jaka decyzja?

Resort pracy i PIP znalazły się teraz w bardzo trudnej sytuacji. – Choć to złe rozwiązanie, to jednak z analizy obowiązujących przepisów wynika, że należy stosować wyłącznie jedną, wybraną formę. Przesądza o tym par. 11 wspomnianego rozporządzenia, który wskazuje, że gdy do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony akt papierowy, to pracodawca powinien go zeskanować, opatrzyć podpisem cyfrowym i umieścić w aktach, a dokument w wersji tradycyjnej – oddać pracownikowi lub go zniszczyć, gdyby ten ostatni go nie odebrał – wyjaśnia dr Zwolińska.

Podkreśla, że gdyby możliwe było jednoczesne prowadzenie akt w dwóch formach, to taka regulacja nie znalazłaby się w rozporządzeniu.

– Przepisy nie wskazują wprost, co należy zrobić w sytuacji odwrotnej, tzn. gdy do akt prowadzonych w formie papierowej ma być dołączona wersja cyfrowa. Ale sama ustawa o elektronizacji wskazuje, że dokumentację należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej "integralności i kompletności". Trudno uznać, że ten warunek jest spełniony, gdy jedne dokumenty będą miały postać papierową, drugie elektroniczną, będą przechowywane na innych nośnikach i w różnych miejscach – dodaje dr Zwolińska.

Wiele wskazuje zatem, że MRPiPS i PIP będą musiały albo zmienić dopiero co przyjęte przepisy, albo przyjąć bardzo niekorzystną dla firm interpretację, że wszystkie akty należy gromadzić wyłącznie w jednej formie. Prawnicy wspierają resort i inspekcję w tym, aby przyjąć bardziej praktyczną wykładnię, która dopuści łączenie dwóch form prowadzenia akt (nawet jeśli wiązałoby się to z koniecznością przygotowania nowelizacji przepisów).

– Odmienna interpretacja wywołałaby bardzo negatywne skutki w firmach. Wiele dokumentów, które mają być gromadzone, choćby np. ewidencja czasu pracy, jest obecnie tworzonych w formie elektronicznej. Nie wyobrażam sobie, że teraz wszystkie je trzeba będzie drukować, nawet jeśli np. działy IT dostosowały systemy w firmach do wymogów dla formy elektronicznej przewidzianych w rozporządzeniu o dokumentacji – wskazuje Grzegorz Ruszczyk, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.