Po Nowym Roku wszystkie urzędy stanu cywilnego w kraju staną – przestrzegają ich pracownicy. Powodem spodziewanego bałaganu jest informatyczna rewolucja w lokalnych urzędach szykowana przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (MSW) i podległy mu Centralny Ośrodek Informatyki (COI).

ZOBACZ TAKŻE: MSW jak PKW? Informatyczna rewolucja wciąż jest w lesie>>>

Jak tłumaczy nam naczelnik jednego z USC, w całej Polsce jest wytworzonych ok. 85 mln aktów stanu cywilnego – aktów ślubu, narodzin, oświadczeń itp. Z tego ok. 30 mln aktów zostało już wprowadzonych w lokalne systemy elektroniczne, z których korzystają urzędy.

Rząd uznał jednak, że wszystkie urzędy stanu cywilnego – ok. 2,3 tys. – powinny działać na jednej aplikacji o nazwie Źródło, którą przygotowali informatycy COI. Problem w tym, że nowy rejestr początkowo będzie pusty, a wszystko, co do tej pory mieliśmy w wersji elektronicznej, trzeba będzie wpisać od nowa. Wydawanie aktów na bazie starego systemu będzie w praktyce niemożliwe. Wprowadzając każdy z dokumentów do nowego systemu, kierownik urzędu będzie musiał się podpisać elektronicznym certyfikatem, co dodatkowo skomplikuje i wydłuży procedury. Do tego dojdą nawarstwiające się sprawy bieżące.

Urzędnicy mają problemy z obsługą nowego programu, tym bardziej że wciąż nie działa finalna wersja. – Krótko mówiąc, w styczniu możemy zapomnieć o uzyskaniu odpisu aktu od ręki – przestrzega naczelnik jednego z urzędów.

COI odpiera zarzuty. Zapewnia, że Źródło umożliwia migrację aktów z obecnych rejestrów bez konieczności ich przepisywania. Choć przyznaje, że problemy mogą wystąpić. – Warunek szybkiej migracji jest jeden: dane o akcie muszą być kompletne, tj. zawierać wszystkie prawnie wymagane informacje. Wiemy, że dla wielu gmin to właśnie może być główny problem. Dotychczas część z nich wprowadzała do swoich aplikacji tylko wybrane informacje, wystarczające do wydania odpisu skróconego aktu. Po 1 stycznia 2015 r. nowy system nie dopuści niepełnych danych i wymusi na urzędnikach ich uzupełnienie – tłumaczy.

Jaką sprawę lepiej teraz załatwić w urzędzie stanu cywilnego:

● uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)

● uzupełnienie lub sprostowanie informacji zawartych w akcie

● transkrypcja do polskich ksiąg stanu cywilnego dokumentów zagranicznych (np. w przypadku ślubu za granicą), co będzie obowiązkowe od 2015 r.

● złożenie oświadczenia o uznaniu ojcostwa

● zmiana imienia lub nazwiska