Zamiast okna w urzędzie – okienko na stronie WWW. A w nim elektroniczna skrzynka podawcza, w której wystarczy umieścić dokument, wpisać nasze dane i kliknąć „wyślij”. Takie rozwiązanie miało uwolnić spod stosów drukowanych dokumentów i obywateli, i samych urzędników. Tak przynajmniej planowano w maju 2008 r., kiedy w życie wchodził obowiązek posiadania ESP przez wszystkie urzędy.

Po czterech latach od wprowadzenia ESP sprawdziliśmy, jak wykorzystują go ministerstwa. Okazuje się, że wszystkie resorty, poza kultury i spraw wewnętrznych korzystają z elektronicznych skrzynek podawczych od święta.

MSZ chwaliło się, że swoją skrzynkę założyło jako pierwsze, tyle że do tej pory nikt z niej nie skorzystał. W ministerstwach sportu, skarbu państwa czy rolnictwa wpływa średnio miesięcznie mniej niż jedno pismo.

Co więcej, jeżeli już dokument wpłynie do ESP, wcale nie oznacza to internetowej rewolucji. Dokument dostarczony drogą elektroniczną jest drukowany, oznaczany jako podpisany elektronicznie, a następnie przekazywany do dalszego obiegu – tłumaczy rzecznik resortu transportu Mikołaj Karpiński. Podobnie e-dokumenty drukują ministerstwa rolnictwa oraz edukacji narodowej.

W MON elektronika jest równie obca, co nowoczesny sprzęt bojowy – resort w ogóle nie założył ESP. Spowodowane jest to marginalną liczbą kontaktów na linii resort-obywatel – tłumaczy oficjalnie resort.

To oczywiste, że urzędom najłatwiej jest tłumaczyć niewykorzystanie skrzynek podawczych małym zainteresowaniem obywateli. Tyle że to w gestii urzędów leży obowiązek poinformowania o istnieniu ESP i stworzeniu ludziom takich warunków, aby mogli i chcieli korzystać z systemu – uważa Piotr Rogowiecki ekspert ds. administracji Pracodawców RP.

Co więcej, mizerna popularność ESP nie przeszkadza resortom wydawać na ich obsługę sporych sum. Jak sprawdziła NIK, tylko resort pracy na swoją skrzynkę, której obsługę zleca zewnętrznej firmie, wydał w 2010 roku 29,3 tys. złotych. W tym czasie przeszło przez nią zaledwie kilkanaście wniosków. Zatem każdy kosztował podatników kilka tysięcy złotych.

Właściwie tylko nowe Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (w tym roku wpłynęło do niego ponad 400 e-dokumentów) oraz MSW i resort kultury mogą chwalić się tym, że ESP jest na bieżąco wykorzystywana w pracy ich urzędników. W resorcie kultury z zastosowaniem ESP prowadzi się nabory do specjalnych programów, które zapewniają finansowanie wydarzeń kulturalnych. Z kolei w MSW, oprócz standardowej roli skrzynki podawczej, ESP pełni również rolę skrzynki dla wniosków o dofinansowanie projektów informatycznych.

Niestety, z tych gorszych resortów przykład biorą urzędy niższego szczebla. Jak wynika z badania przeprowadzonego w ubiegłym roku przez MSWiA, elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją wciąż nie ma jedna czwarta urzędów marszałkowskich i powiatowych. A nawet jeżeli już go wdrożyły, to i tak w 4 na 10 nie oznaczało to wyeliminowania tradycyjnego obiegu papierowego. Ciekawe, czy urzędnicy drukują również każdy e-mail, który do nich przychodzi.

Czym jest obieg elektroniczny

ESP to coś więcej niż poczta elektroniczna. Powinna generować urzędowe poświadczenia odbioru do każdego elektronicznie przekazanego dokumentu. Ma być dostępna przez stronę WWW i umożliwiać wymianę dokumentów w sposób bezpieczny. Może być wyposażona w bardziej zaawansowane funkcje, np. weryfikowanie i odrzucanie niepoprawnych dokumentów, przyjmowanie wniosków w zależności od rodzaju dokumentu bądź wnioskodawcy, segregowanie napływających dokumentów pod kątem dostarczenia ich konkretnemu odbiorcy.