Subskrybuj nas na Youtube
W ubiegłym tygodniu weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów określające katalog spraw ważnych dla mieszkańców, które mają być rozpatrywane przez urzędy (Dz.U. z 2020 r. poz. 697). Wiceminister spraw wewnętrznych i administracji Paweł Szefernaker ogłosił, że ma się to przyczynić do odmrażania gospodarki.
Zgodnie z rozporządzeniem dostępne dla mieszkańców mają być m.in. wydziały komunikacji, urzędy stanu cywilnego, urzędy pracy. Ruszyć mają także postępowania związane z inwestycjami i dotyczące decyzji o warunkach zabudowy, pozwoleń na budowę, decyzji środowiskowych. To wszystko jednak "z uwzględnieniem konieczności zapewnienia bezpieczeństwa obywateli”.
Tor z przeszkodami
Urzędnicy podkreślają, że większość zadań wskazanych w rozporządzeniu, realizowana była nieprzerwanie. Prezydent Białegostoku Tadeusz Truskolaski wylicza, że od 16 marca do 17 kwietnia zostało załatwionych prawie 30 tys. spraw, z czego stawiennictwo w urzędzie wymagało prawie 3,4 tys. przypadków. Pracownicy infolinii odebrali w sumie prawie 12,5 tys. połączeń.
Nie oznacza to jednak, że zadania były i są realizowane sprawnie. – Decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach wydajemy na bieżąco. Choć potrzebne nam opinie innych instytucji otrzymujemy ze sporym opóźnieniem – przyznaje Marta Bartoszewicz, rzeczniczka prasowa olsztyńskiego magistratu. Dodaje, że nie ma też możliwości zapoznania się z dokumentacją w siedzibie urzędu. Strony postępowania mogą to zrobić po złożeniu wniosku o jej udostępnienie w formie elektronicznej.
W dodatku na razie urzędy funkcjonują na podstawie przepisów ustawy antykryzysowej, w których nie brakuje niespójności. Tak jest m.in. w przypadku zawieszonych terminów administracyjnych. Odwieszono bieg terminu na wydanie decyzji o warunkach zabudowy, ale już terminy w postępowaniu pozostały wstrzymane. – W jaki sposób organ ma w terminie wydać decyzję, gdy wysyła stronie zawiadomienie o możliwości zapoznania się z aktami, dając jej na to na przykład siedem dni, ale jednocześnie bieg tego terminu jest zawieszony? – pyta Mateusz Karciarz, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy, który współpracuje z JST.
Bieg kolejnych terminów w postępowaniach administracyjnych m.in. prowadzonych przez organy architektoniczno-budowlane ma odblokować dopiero kolejna tarcza antykryzysowa (pisaliśmy o tym: "Tarcza 3.0 odblokuje proces inwestycyjny” DGP nr 82/2020). Prawdopodobnie zostanie ona przyjęta przez Sejm już na najbliższym posiedzeniu.
Przystosowanie do nowych zasad i realiów pracy będzie wymagało jednak czasu, a w przypadku części urzędów także inwestycji w niezbędny sprzęt. Zmienić ma się m.in. procedura związana z planowaniem przestrzennym. Wnioski lub uwagi będą mogły być wnoszone w formie papierowej lub elektronicznej. Dyskusja nad dokumentami będzie mogła być prowadzona w formie wideokonferencji – z zapewnieniem transmisji wizji i dźwięku.
Otwarty, czyli zamknięty
Samorządowcy mają też wątpliwości, jak interpretować par. 13 rozporządzenia. – Jeśli mają umożliwić osobistą wizytę w urzędzie w wymienionym w rozporządzeniu katalogu spraw, to jakiego rodzaju ograniczenia mogą przy tym zastosować? – zastanawia się Mateusz Karciarz.
Na razie kierują się względami bezpieczeństwa i bardzo ostrożnie ponownie otwierają się na mieszkańców. Ich obecność wciąż ograniczana jest do niezbędnego minimum i tylko po wcześniejszym uzgodnieniu wizyty telefonicznie lub e-mailowo. Wciąż obowiązują też limity maksymalnej liczby pracowników, którzy danego dnia mogą przebywać w urzędzie, a także reżim sanitarny.
– Z rozporządzenia nie wynika, że urzędy mają być w pełni otwarte dla interesantów. Nasz w dalszym ciągu jest zamknięty. Do budynków są wpuszczani wyłącznie interesanci umówieni telefonicznie – mówi prezydent Białegostoku.
Nie zmienił się też tryb pracy w bydgoskich urzędach. – Prosimy mieszkańców, by wszystkie sprawy załatwiali przez internet bądź telefon – mówi rzeczniczka urzędu Marta Stachowiak. I dodaje, że na miejscu urząd obsługuje mieszkańców zgłaszających się wyłącznie w sprawach narodzin, zgonów, rejestracji pojazdów i odbioru dowodów osobistych.
W Łodzi po ponownym otwarciu możliwości odbioru prawa jazdy i dowodu rejestracyjnego lista kolejkowa obejmująca dwa dni zapełniła się błyskawicznie. Do tamtejszego urzędu również można przyjść jedynie z potwierdzeniem umówionej wizyty.
Liczbę klientów obsługiwanych bezpośrednio ze względu na "interes życiowy” mieszkańców planuje etapami zwiększać Poznań. W tamtejszym urzędzie będą obowiązywać limity uzależnione od powierzchni miejsca wyznaczonego na poczekalnię. – Przyjmujemy, że będzie to jeden klient na 15 mkw. – mówi Wojciech Kasprzak, dyrektor Wydziału Organizacyjnego miejskiego urzędu.
Oprócz rejestracji internetowej i telefonicznej ma działać także system kodów QR, które w postaci naklejek będą udostępniane na zewnątrz budynków. – Po zeskanowaniu kodu smartfonem nastąpi przekierowanie do formularza rezerwacji wizyt. Jeśli w tym czasie w systemie będzie wolne okienko, po zaakceptowaniu terminu, klient zostanie obsłużony – dodaje.
Praca urzędów w czasie pandemii